Business Case: Wir bauen ein eigenes Agentur Projekttool mit KI

Hand aufs Herz: Wir haben es wirklich versucht. Trello, Asana, Monday, Notion — wir haben uns durch gefühlt jedes Projektmanagement-Tool gekämpft, das der Markt hergibt. Und ja, das sind alles gute Tools. Für andere. Für uns hat keines wirklich gepasst.

Nicht weil sie schlecht wären. Sondern weil wir als Agentur anders arbeiten. Unsere Projekte sind keine Fließbandarbeit mit immer gleichen Schritten. Mal ist es ein komplettes Branding, mal eine schnelle Website-Anpassung, mal ein Projekt, das sich über Monate entwickelt. Und wir brauchten ein Tool, das genau das abbildet — ohne uns in starre Strukturen zu pressen. Also haben wir irgendwann aufgehört zu suchen. Und angefangen zu bauen.
 

Was uns an bestehenden Tools gestört hat

Es war nicht das eine große Problem. Es waren viele kleine Dinge, die sich im Alltag aufgestapelt haben: Da war der Overhead. Bei den meisten Tools haben wir mehr Zeit mit dem Einrichten und Pflegen verbracht als mit der eigentlichen Arbeit. Boards anlegen, Labels definieren, Automationen einrichten — und am Ende hat es trotzdem niemand richtig benutzt, weil es einfach zu umständlich war. Dann die fehlende Übersicht. Wir wollten morgens den Laptop aufklappen und sofort sehen: Wo steht welches Projekt? Was brennt? Was läuft nach Plan? Stattdessen haben wir uns durch verschiedene Ansichten geklickt und Informationen aus drei verschiedenen Quellen zusammengesucht. Und schließlich: die Kosten. Für ein kleines Team summieren sich die Abo-Gebühren schnell. Vor allem wenn man das Premium-Feature braucht, das natürlich nur im teuersten Plan enthalten ist.

Unser Fazit nach zwei Jahren Tool-Hopping: Wir brauchen kein Tool, das alles kann. Wir brauchen ein Tool, das genau das kann, was wir brauchen — und nichts anderes.
 

Die Idee: Einfach selber machen

Klingt erstmal größenwahnsinnig, oder? Eine Agentur, die ihr eigenes Projektmanagement-Tool baut. Aber wenn man genauer hinschaut, ergibt es Sinn: Wir wissen, wie Web-Anwendungen funktionieren. Wir gestalten und entwickeln jeden Tag Interfaces. Warum also nicht einmal für uns selbst? Der Startschuss war ein simples Brainstorming. Wir haben uns zusammengesetzt und drei Fragen beantwortet:

• Was nervt uns täglich am meisten? 
  Die fehlende Gesamtübersicht. Wir wollten ein einziges Dashboard, auf dem alles steht.
• Was würden wir als erstes öffnen am Morgen? 
  Eine Ansicht, die mir in zwei Sekunden zeigt, was heute wichtig ist — ohne Klicken, ohne Suchen.
• Was muss mit maximal zwei Klicks erledigt sein? 
  Projektstatus ändern, Notiz hinterlegen, Deadline anpassen. Die Dinge, die man zwanzigmal am Tag macht.

Aus diesen drei Antworten haben wir unser Briefing geschrieben. Nicht für einen Kunden, sondern für uns selbst. Und das hat sich erstaunlich gut angefühlt.
 

Vom Whiteboard zum ersten Entwurf

Bevor es an den Bildschirm ging, haben wir gezeichnet. Ganz old-school: Stift, Papier, Whiteboard. Wir haben Kästchen gemalt, Pfeile gezogen und Post-its verschoben, bis die Grundstruktur gestanden hat. Das Schöne daran: Auf Papier gibt es keinen Code, der einen einschränkt. Man kann wild denken, Sachen durchstreichen, neu anfangen — ohne dass es wehtut. Und genau so sind die besten Ideen entstanden. Nicht am Rechner, sondern mit einem Edding in der Hand. Nach ein paar Runden hatten wir einen groben Aufbau: Eine zentrale Übersicht mit allen Projekten auf einen Blick. Klare Statuskennzeichnungen — man sieht sofort, was läuft, was wartet, was fertig ist. Und eine Detailansicht pro Projekt für alles, was tiefer geht. Simpel? Ja. Aber genau das war der Punkt. Jedes Feature, das wir einbauen, muss einen echten Grund haben. Kein „könnte man ja mal brauchen". Sondern: Löst das ein Problem, das wir diese Woche hatten?
 

Look & Feel — wie soll sich das anfühlen?

Ein Wireframe zeigt Struktur. Aber kein Gefühl. Und wenn man ein Tool jeden Tag benutzt, ist das Gefühl entscheidend. Es muss Spaß machen. Oder zumindest nicht nerven. Unsere Leitlinie war: Professionell, aber nicht steril. Aufgeräumt, aber nicht leer. Und jedes Element muss eine Aufgabe haben — Deko gibt es nicht. Wir haben mehrere Design-Iterationen gebraucht, bis es sich richtig angefühlt hat. Die erste Version war zu blass, zu vorsichtig. Die zweite zu verspielt. Erst beim dritten Anlauf haben wir den Sweet Spot gefunden: klare Farben für Status und Prioritäten, viel Weißraum für Ruhe und eine Typografie, die man auch nach acht Stunden Bildschirmarbeit noch gerne liest.

Ein Detail, auf das wir besonders stolz sind: Die Statusanzeige. Kein abstraktes Dropdown-Menü, sondern farbcodierte Zustände, die man auch aus zwei Metern Entfernung auf dem Bildschirm ablesen kann. Klingt nach einer Kleinigkeit — macht aber im Alltag einen riesigen Unterschied.
 

Dann ging's ans Eingemachte

Mit Design und Struktur im Gepäck haben wir angefangen zu entwickeln. Schritt für Schritt, Feature für Feature. Immer mit dem gleichen Prinzip: Erst das Wichtigste, dann der Rest. Und ja — natürlich lief nicht alles nach Plan. Ein Feature, das auf dem Papier genial aussah, hat im echten Einsatz nicht funktioniert. Ein Design, das wir liebten, war im Alltag unlesbar. Eine Funktion, die wir für unverzichtbar hielten, hat am Ende kein Mensch benutzt. Aber genau das ist der Vorteil, wenn man für sich selbst baut: Man merkt sofort, was funktioniert und was nicht. Kein Rätselraten, keine Annahmen — echtes Feedback von echten Nutzern. Also von uns.

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Entwicklungs-Updates

Ab hier dokumentieren wir laufend die weiteren Schritte. Neue Features, Verbesserungen, Learnings — alles, was auf dem Weg zum fertigen Produkt passiert.

Update — Februar 2026

Das Grundgerüst steht

Das Dashboard ist in der ersten Version einsatzbereit. Projekte lassen sich anlegen, mit Status versehen und in einer Gesamtübersicht darstellen. Die Kernfunktionen — Projektstatus ändern, Notizen hinterlegen, Deadlines im Blick behalten — laufen stabil im täglichen Einsatz. Als Nächstes steht die Anbindung an unsere bestehenden Workflows auf dem Plan. Denn ein Tool ist nur so gut wie seine Integration in den Alltag.

Update — März 2026

Retainer - können die wenigsten

Ein wichtiges Thema sind Retainer, also wiederkehrende Aufgaben mit festem Budget die jeden Monat erneut im Dashboard auftauchen. Eine Funktion die bislang kein PM Tool anbieten konnte. Also Budgetplaner eingebaut und Retainer Funktion eingebaut. Wir sind begeistert!

Update — März 2026

Ach ja, das Thema mit der Rechnung

Rechnungen sind auch gut - wenn man sie denn stellt :-) Also haben wir eine API Anbindung an unsere Abrechnungssoftware hergestellt die schon beim Anlegen eines Projektes den Kundennamen ermittelt. Und dann kann ein abgeschlossenes Projekt direkt per Klick an die Abrechnung gesendet werden mit allen erfassten Leistungen. Und natürlcih auch erfassten Zeiten.

Update — März 2026

Dashboard, Rechte und Automationen

Inzwischen haben wir so viel Feedback bekommen das wir eine Rechtestruktur und dediziierte Logins eingeführt haben. Nur für den Fall das auch andere unsere Lösung nutzen wollen. Ein Admin Dashbord gibt globale Übersicht und man kann jetzt Mitarbeiter zuordnen die automatisch benachrichtigt werden wenn Sie ein Projekt bekommen. Eine Review Spalte sendet das Projekt an den “Kontrolleur”.

Update — März 2026

Mailpostfach angebunden

Besser noch man kann direkt seine Mails anbinden. Diese kommen jetzt wie bei anderen PM Tools auch ins Bord - vollautomatisch.

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Habt ihr Lust darauf?

Wir nehmen euch hier weiter mit auf die Reise. Habt ihr Ideen? Oder Interesse daran? Schaut regelmäßig vorbei — oder folgt uns auf unseren Social-Media-Kanälen, wo wir die Geschichte in kompakter Form erzählen.

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Wir helfen euch gerne — ob eigenes Tool, Dashboard oder Web-Anwendung. Sprecht uns einfach an.